1. Rekisterinpitäjä
Triolab Oy
Y-tunnus 0629706-0
Mustionkatu 2, 20750 TURKU
2. Yhteyshenkilö rekistereitä koskevissa asioissa
Eriikka Heikkinen
eriikka.heikkinen@triolab.fi
p. 0201 226 600
3. Rekisterien nimet
Triolab Oy:n yritysasiakas-, laskutus- ja markkinointirekisterit
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Rekistereissä ylläpidetään Triolab Oy:n olemassa olevien ja mahdollisten asiakasyritysten yhteyshenkilöiden tietoja.
Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:
- Asiakassuhteen, asiakaspalvelun ja niihin liittyvän viestinnän ja markkinoinnin hoitaminen, toteuttaminen, kehittäminen ja seuranta.
- Asiakaspalautteen, asiakkaan tyytyväisyystietojen ja reklamaatioiden käsittely.
- Tiedusteluiden ja tarjouspyyntöjen käsittely.
- Asiakassuhteen analysointi, tilastointi, ryhmittely ja raportointi sekä muut asiakkuuden ja Triolab Oy:n liiketoiminnan kehittämiseen liittyvät tarkoitukset.
- Analysoimaan verkkosivuston käyttömääriä ja -tapoja sekä helpottamaan sisällön jakamista sosiaalisessa mediassa (evästeet).
- Asiakasrekisterissä olevia asiakastietoja voidaan käyttää myös profilointiin palveluiden kysyntää ja asiakaskäyttäytymistä selvitettäessä.
Käsittelytehtäviä voidaan ulkoistaa Triolab Oy:n ulkopuolisille palveluntarjoajille tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.
5. Rekisterien tietosisältö
Asiakas-, laskutus- ja markkinointirekistereihin voidaan tallentaa muun muassa seuraavanlaisia tietoja:
- Asiakkaana olevan yrityksen nimi ja yhteystiedot (toimitus- ja laskutusosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) sekä yrityksessä työskentelevän yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot (sähköpostiosoite ja puhelinnumero)
- Asiakkaan antamat suostumukset, suoramarkkinointiluvat ja -kiellot.
- Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot, kuten asiakkaan tilaustiedot sekä tiedot tapaamisista sekä muusta yhteydenpidosta Triolab Oy:n asiakaspalveluun ja yrityksen työntekijöihin.
- Asiakkaan ostotapahtuma- ja asiointitiedot sekä tieto verkkokäyttäytymisestä Triolab Oy:n verkkosivuilla ja verkkokaupassa.
- Asiakkaan syöttämät osallistumistiedot (sähköposti, puhelinnumero, osoite, syntymäaika ja allergiatiedot) Triolab Oy:n järjestämiin tapahtumiin.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja saadaan ensisijaisesti asiakasyritykseltä, itse yhteyshenkilöltä, yrityksen wwwsivuilta sekä yritys- ja yhteisötietojärjestelmistä.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto euroopan unionin tai euroopan talousalueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Henkilötietoja voidaan kuitenkin jakaa tarvittaessa Triolab Oy:n konsernin sisällä sekä Triolab Oy:n alihankkijoille ja yhteistyökumppaneille. Henkilötiedot anonymisoidaan ennen niiden
lähettämistä Triolab Oy:n alihankkijoille ja yhteistyökumppaneille.
8. Kuvaus rekisterien suojauksen periaatteista
Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä. Digitaaliseen aineistoon pääsevät vain nimetyt henkilöt henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla. Käyttöoikeuksia on eritasoisia ja kullekin käyttäjälle annetaan tehtävän hoitamisen kannalta riittävä, mutta mahdollisimman suppea käyttöoikeus.
9. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Asiakas-, laskutus- ja markkinointirekistereihin kuuluvalla henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekistereissä. Henkilöllä on myös oikeus pyytää poistamaan tai täydentämään rekistereissä oleva virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto. Edellä mainitut pyynnöt tehdään kirjallisesti Triolab Oy:n yhteyshenkilölle. Lisäksi asiakas-, laskutus- ja markkinointirekistereihin kuuluvalla henkilöllä on oikeus kieltää Triolab Oy:tä käsittelemästä itseään koskevia tietoja suoramarkkinoinnin tarkoituksiin toimimalla sähköisessä markkinointiviestissä ilmoitetulla tavalla.
10. Henkilötietojen poistaminen ja säilytysaika
Triolab Oy poistaa rekistereistä asiakkaan tiedot, kun tietojen käsittelylle ei ole enää liiketoiminnallista perustetta tai jos asianomainen itse lakiin perustuen vaatii Triolab Oy:tä poistamaan häntä koskevat tiedot. Henkilötietoja ei kuitenkaan poisteta, jos laissa määrätään eri tavalla tai yhteyshenkilö vastaa tilaamiensa tuotteiden turvallisesta käytöstä.